2 najczęstsze błędy w planowaniu imprez i jak ich uniknąć

Planowanie Imprez

Pracowałem w hotelarstwie od ponad 10 lat i byłem świadkiem wielu wydarzeń jako kelner, barman, ekipa ustawiająca i sprzątająca.

2 typowe błędy imprezowe, których należy unikać

Yutacar, CC0 przez Wikimedia Commons

Niezależnie od tego, czy planujesz wesele, imprezę firmową, Boże Narodzenie czy urodziny, uniknięcie tych dwóch błędów może zadecydować o tym, czy jesteś wydarzeniem roku, a zapomnianym w poniedziałek.

Imprezy to doświadczenia. Ich wartość tkwi w stworzonych wspomnieniach.

Wspaniała impreza to niezapomniana impreza, a dobre planowanie sprawi, że ludzie będą rozmawiać o tym wydarzeniu przez wiele lat. Szczegóły, które wyróżniają imprezę, zależą od wielu czynników, ale nudne imprezy łączy dwie rzeczy: słaba alokacja budżetu i długie posiedzenie.

Pracuję w hotelarstwie od ponad dziesięciu lat. Byłem świadkiem wielu wydarzeń każdego rodzaju i zauważyłem, że te dwa błędy konsekwentnie powodują, że goście wychodzą wcześniej. Wiele razy słyszałam gości, którzy rozmawiali o tym, jak są zmęczeni i chcą iść spać, lub planują w mniejszej grupie, żeby wyjść i spotkać się w pubie. Oto jak uniknąć tych dwóch głównych błędów.

Ludzie nie będą trzymać się kwiatów.

Błąd nr 1: słaba alokacja budżetu

Łatwo jest zaplanować niesamowitą imprezę, jeśli masz ogromny budżet, ale przez większość czasu musimy selektywnie wybierać, dokąd trafiają te pieniądze. Nie mogę zliczyć, ile razy wchodziłem do pięknie udekorowanego miejsca i myślałem: Wow! Ci ludzie muszą być załadowani! tylko po to, by dowiedzieć się, że napoje będą bardzo drogie, a do kolacji nie będzie wina.

Dzięki tym wszystkim pięknym zdjęciom na Pintereście łatwo jest wciągnąć się w planowanie najbardziej wyszukanego wystroju, ale ludzie nie będą trzymać się kwiatów. W rzeczywistości, zanim kolacja się skończy, na stołach będzie bałagan. Rzeczy będą się przemieszczać, upuszczać, rozlewać itp. Wystrój to piękny sposób na powitanie gości, ale nie utrzyma imprezy.

Podczas budżetowania ustal priorytety otwartego paska

Może się to wydawać sprzeczne z intuicją, ale alkohol to świetny sposób na tworzenie wspomnień. Istoty ludzkie są stworzeniami społecznymi. To nasze interakcje z innymi tworzą trwałe wspomnienia (Kensinger i in.). Niestety wielu osobom trudno jest otworzyć się i nawiązać połączenia bez odrobiny alkoholu. Nawet pewne siebie osoby stają się bardziej towarzyskie dzięki szumowi. Ludzie częściej chodzą na parkiet i rozmawiają z nieznajomymi, gdy są podchmieleni. Jeśli napoje są drogie, ludzie będą pić znacznie mniej. To często powoduje, że goście imprezy czują się skrępowani. Pozostają blisko ludzi, których dobrze znają i ostatecznie odchodzą z nimi w poszukiwaniu wygodniejszego otoczenia i tańszych napojów.

Nie oznacza to, że powinieneś starać się zmarnować wszystkich swoich gości. To może sprawić, że Twoje wydarzenie będzie niezapomniane z niewłaściwych powodów. Nie sugeruję również wywierania nacisku na każdego, kto nie chce pić. Sugeruję, że ułatwienie dostępu do napojów alkoholowych gościom, którzy chcieliby się napić i są na tyle dorośli, aby legalnie to robić, może mieć duży wpływ na przebieg imprezy.

Budżet na otwarty bar. Następnie zaplanuj wystrój z tym, co pozostało.

Moja rekomendacja

Budżet na tonie bar (2 USD / drink, jeśli nie jesteś Kanadyjczykiem) lub open bar. Następnie zaplanuj wystrój z tym, co pozostało. Świetnym sposobem na obniżenie kosztów baru jest wynajęcie lokalu, takiego jak hala, w którym można zaopatrzyć się we własny alkohol. To znacznie obniży koszty napojów, a także da ci swobodę wyboru marek, które obsługujesz, barmana, którego wynająłeś, a także twojego cateringu!

Błąd nr 2: Trzymanie gości w spokoju przez zbyt długi czas

Niezależnie od tego, czy jest to rozdanie nagród, przemówienia czy klipy wideo, widziałem zbyt wiele wydarzeń, w których goście spędzają wiele godzin w niemal milczeniu. Powoduje to, że wielu gości wychodzi, gdy tylko mogą wstać. Całe siedzenie męczy ludzi. Są to wydarzenia, w których ludzie nie mogą się doczekać powrotu do domu do łóżka.

Zapewnij gościom rozrywkę

To nie to samo, co rozrywka, która sprawia, że ​​goście się śmieją, rozmawiają i wiwatują przez cały czas. W rzeczywistości gorąco polecam inwestowanie w wysokiej jakości rozrywkę. Jednym z problemów związanych z siedzeniem w ciszy jest to, że ludzie często czują się nieswojo wstając po drinka.

Pomimo moich zaleceń powyżej, uważam, że alkohol jest dość toksyczny. Osoby, które wypiły kilka drinków i poczuły brzęczenie, zauważą to, gdy efekty ustąpią. Kiedy siedzą i trzeźwieją, zabawna strona alkoholu znika i zaczynają czuć się bardzo zmęczeni ( Alkohol i zmęczenie ). Siedzenie w ciszy nie daje również gościom szansy na interakcję i tworzenie połączeń, które sprawiają, że chcą zostać.

Nie pozwalaj gościom siedzieć dłużej niż godzinę na raz.

Moja rekomendacja

Staraj się nie trzymać gości dłużej niż godzinę na raz. Skróć długie pokazy rozdania nagród, rozpoczynając rozdanie nagród podczas kolacji. Ludzie mogą jednocześnie uważać i jeść. Daj swoim mówcom limity czasowe na ich wystąpienia. Jeśli przemówienia następują po obiedzie, daj gościom 5- lub 10-minutowe ostrzeżenie, aby napili się drinka, rozprostuj nogi i pomieszaj się trochę przed rozpoczęciem przemówień. Jeśli po prostu nie możesz zrobić czegoś krótszego, zrób 15-minutową przerwę.

Zachęcaj do interakcji społecznych

Pamiętaj, że imprezy są Społeczny spotkania. Są zabawne, ponieważ są Społeczny . Aby Twoja impreza nie okazała się klapą, wykorzystaj swój budżet i czas, aby stworzyć atmosferę, która sprawi, że interakcje społeczne będą przyjemne i łatwe nawet dla introwertyków w grupie. Jeśli twoim celem jest długi, dokładny, dobrze udekorowany pokaz nagród lub coś w tym stylu, odwołaj DJ-a i taniec i zaoszczędź trochę pieniędzy, ponieważ większość ludzi i tak nie zajdzie tak daleko.

Prace cytowane

• Kensinger, Elizabeth A. i in. „W jaki sposób interakcje społeczne wpływają na dokładność pamięci emocjonalnej: dowody na podstawie wspólnego wyszukiwania i paradygmatów zarażenia społecznego”. NCBI , https://www.ncbi.nlm.nih.gov/pmc/articles/PMC4942488/
• „Alkohol i zmęczenie”. Harvard Health Publishing, Harvard Medical School , https://www.health.harvard.edu/mind-and-mood/alcohol-and-fatigue/